Come partecipare a un podcast come ospite: chi decide, come scrivere e cosa preparare

Partecipare a un podcast come ospite significa convincere la persona che sceglie gli ospiti di quel programma che hai qualcosa da dire ai suoi ascoltatori, e che lo sai dire bene per quaranta minuti. Non si compra (o meglio: si può comprare, ma è un'altra cosa, ne parlo in fondo) e non si ottiene mandando la propria biografia a cinquanta indirizzi. Si ottiene scegliendo pochi podcast adatti, scrivendo a chi decide una mail breve con un'idea di puntata, e arrivando preparati. Questa guida spiega ogni passaggio, con un esempio di mail commentato.

Una premessa da chi i podcast li ascolta, ci è passata come ospite e ha costruito uno strumento per arrivarci: ho un interesse, e lo dico subito. Ma quasi tutto quello che segue si fa con un foglio di calcolo, un lettore di podcast e un'ora di ascolto, e funziona lo stesso.

Perché i podcast sono il posto più facile da cui partire

Rispetto a un quotidiano, a una radio o a una televisione, un podcast ha tre caratteristiche che lo rendono la porta d'ingresso più accessibile. Ha bisogno di ospiti ogni settimana, spesso più di uno. Non dipende dall'attualità del giorno: una buona conversazione registrata oggi va in onda tra un mese e resta ascoltabile per anni. E nella maggior parte dei casi la persona che decide è la stessa che conduce, quindi tra te e il sì c'è una sola mail.

Il rovescio: un podcast piccolo ha pochi ascoltatori, e quasi nessuno dichiara quanti. Ma ha ascoltatori che arrivano fino in fondo, che si fidano del conduttore e che spesso sono esattamente il pubblico che cerchi. Per un consulente, un'autrice, una fondatrice o un medico, venti minuti di conversazione davanti a duemila persone giuste valgono più di una citazione di due righe su un sito nazionale.

Chi decide chi va in onda

Dipende da come è fatto il podcast, e capirlo prima di scrivere cambia l'indirizzo a cui scrivi.

• Podcast indipendenti. La grande maggioranza dei podcast italiani è prodotta da una o due persone. Il conduttore sceglie gli ospiti, registra, monta e pubblica. Gli scrivi direttamente, con il suo nome.
• Podcast di network e di testate. Quando un podcast è prodotto da una casa di produzione audio, da una piattaforma o da un giornale, gli ospiti li sceglie spesso la produzione o la redazione, d'accordo con il conduttore. Lì l'interlocutore è il produttore o l'autore del programma, e il conduttore magari non legge nemmeno le mail.
• Podcast aziendali e di associazioni. Esistono per raccontare un settore o una comunità, e cercano ospiti che ne facciano parte. Decide chi cura la comunicazione dell'ente.

Come capire in quale caso sei: guarda i titoli di coda della puntata o la descrizione dell'episodio. Se compaiono «produzione», «a cura di», «redazione» o il nome di un network, il podcast ha una produzione e gli ospiti passano da lì. Se c'è solo il nome del conduttore, scrivi a lui.

Cosa cerca chi sceglie gli ospiti

Chi conduce un podcast non cerca «un esperto». Cerca una puntata. La differenza è tutta qui: un esperto è una persona, una puntata è una persona più un argomento preciso, una storia da raccontare e qualcosa che l'ascoltatore porta a casa. Le domande che il conduttore si fa leggendo la tua mail sono tre.

1. Il tema interessa ai miei ascoltatori, e non l'ho già trattato il mese scorso?
2. Questa persona sa parlare? Ha una voce, un ritmo, degli esempi, o leggerà le slide?
3. Mi porta qualcosa: un punto di vista che non ho, una storia vera, magari un po' di pubblico suo?

Quello che non cerca: la tua presentazione aziendale. Un ospite che usa la puntata per vendere il prodotto è il motivo per cui molti conduttori smettono di rispondere alle mail degli sconosciuti. Se il tuo prodotto è interessante, verrà fuori da solo nella conversazione.

Come trovare i podcast giusti

Il primo filtro non è il pubblico, è che il podcast sia vivo e ospiti davvero qualcuno. Tre controlli, in quest'ordine.

• È attivo. L'ultima puntata è uscita nelle ultime settimane, non due anni fa. Moltissimi podcast si fermano dopo una decina di episodi e restano online, con le loro mail che nessuno legge.
• Ha ospiti. Scorri gli ultimi dieci titoli. Se sono tutti monologhi del conduttore, o conversazioni sempre con le stesse due persone, il podcast non cerca ospiti, per quanto bella sia la tua idea.
• Il pubblico è il tuo. Guarda chi sono stati gli ultimi ospiti. Se sono persone del tuo settore, o persone a cui vorresti essere accostato, sei nel posto giusto. Se il podcast parla di finanza personale e tu vendi software per la logistica, il pubblico non è il tuo anche se il podcast «parla di economia».

Sui numeri: in Italia i dati di ascolto dei podcast raramente sono pubblici. Le classifiche delle piattaforme misurano le tendenze del momento, non il pubblico, e chi ti promette un elenco con gli ascolti di ogni podcast italiano li sta stimando. Gli indizi utili sono altri: da quanto tempo esce, con quale regolarità, chi ha ospitato, se ha una newsletter o una comunità attorno. Un podcast che esce ogni settimana da tre anni ha un pubblico, anche se non sai quanto grande.

Dove cercarli: le ricerche per parola chiave nelle app di ascolto, le puntate in cui compaiono persone del tuo settore (cerca i loro nomi), le newsletter di settore che segnalano podcast, e i podcast che ascolti già. Questi ultimi sono i migliori: sai come ragiona il conduttore, e lo puoi dire nella mail.

La scheda ospite

Prima di scrivere a chiunque, prepara una pagina che dica chi sei come ospite. Non il curriculum, non la presentazione aziendale: una scheda ospite. Serve a chi decide per capire in trenta secondi se sei la persona giusta, e al conduttore per preparare la puntata. Contiene:

• Nome, ruolo e una riga che dice perché sei credibile sul tema (non tutti i titoli, quello che conta).
• Tre o quattro temi di cui puoi parlare, ciascuno formulato come una possibile puntata, non come una parola chiave.
• Due o tre domande che ti si possono fare e a cui rispondi bene.
• Dove hai già parlato, se è successo: puntate, interventi, articoli. Con un link a una registrazione, se c'è.
• Una foto, il sito, i profili social, la disponibilità (in studio o da remoto, in quali lingue).

Una pagina, in PDF o sul tuo sito. La alleghi o la linki solo quando te la chiedono, o la offri in fondo al pitch. Non è il pitch: il pitch è la mail che fa venire voglia di aprirla.

Il pitch: un esempio commentato

La mail a un conduttore segue quasi le stesse regole di quella a un giornalista, che trovi nella guida su come contattare i giornalisti: del Lei, breve, una persona per mail, nessun allegato. La differenza è che non proponi una notizia, proponi una puntata. Tra le cento e le centocinquanta parole, apri con chi sei e un tema legato a un episodio recente, suggerisci due o tre domande, dici quando e come sei disponibile, e chiudi chiedendo se puoi essere adatto a una delle prossime puntate.

Esempio per un ospite inventato, Giulia Ferrante, consulente per le piccole imprese agricole, che scrive a un podcast indipendente sull'agricoltura e il cibo.

Oggetto: Una puntata sulle cantine che vendono online (dopo la sua con il frantoio di Trevi)

Gentile [Nome del conduttore], ho ascoltato la puntata di settembre con il frantoio di Trevi, in particolare il passaggio sui costi delle spedizioni. Le scrivo perché è il problema di cui mi occupo ogni giorno.

Sono Giulia Ferrante, aiuto piccole cantine e aziende agricole a vendere online. Le propongo una puntata su un tema che i suoi ascoltatori conoscono bene: perché tante piccole aziende aprono un e-commerce e lo chiudono dopo un anno. Lei potrebbe chiedermi: quanto costa davvero spedire una cassa di vino? Conviene vendere sui marketplace o solo sul proprio sito? Cosa fanno di diverso le aziende che ce la fanno?

Posso registrare da remoto o venire in studio, in italiano o in inglese. Pensa che potrei essere adatta per una delle prossime puntate? Se le è utile, le mando una scheda di una pagina o un breve audio, oppure ne parliamo dieci minuti al telefono.

Grazie dell'attenzione. Giulia Ferrante, giuliaferrante.example, [telefono]

Perché funziona, riga per riga.

• L'oggetto propone una puntata e cita una puntata vera del podcast. Il conduttore capisce subito che non è una mail di massa.
• La prima riga dimostra l'ascolto con un dettaglio preciso, non con «adoro il suo podcast». Un dettaglio non si può falsificare con una mail in copia nascosta.
• Il tema è formulato come un problema degli ascoltatori, non come una presentazione dell'ospite. Le tre domande fanno metà del lavoro di preparazione del conduttore.
• La disponibilità è concreta: remoto o studio, lingue. Toglie una domanda dal giro di mail successivo.
• La chiusura chiede se l'ospite potrebbe essere adatta a una prossima puntata, non «quando registriamo». Non dà per scontata una prenotazione che non esiste, e offre tre modi facili per andare avanti.
• È del Lei, sta tra le cento e le centocinquanta parole, non ha allegati. Si legge sullo schermo di un telefono.

I tempi

I podcast lavorano in anticipo. Molti conduttori registrano le puntate settimane prima dell'uscita, alcuni a blocchi per una stagione intera. Due conseguenze. La prima: se il tuo argomento ha una data (l'uscita di un libro, un evento, un anniversario), scrivi almeno un mese o due prima, non la settimana prima. La seconda: tra la tua mail e la risposta possono passare giorni o settimane, perché chi fa un podcast da solo legge le mail quando ha tempo, spesso nel fine settimana.

Molti podcast hanno una pausa estiva o registrano in blocchi tra settembre e giugno. Una mail mandata a fine luglio rischia di finire sotto quelle di settembre: meglio aspettare la ripresa o scrivere prima.

Il follow-up: uno solo

Se dopo una settimana o dieci giorni non hai avuto risposta, manda un solo follow-up, in risposta alla stessa mail, più corto del primo. Aggiungi qualcosa: un link a un tuo intervento registrato, una data in cui sei disponibile, un dato nuovo sul tema. Poi basta. Due silenzi sono un no, e un terzo messaggio trasforma un no cortese in un nome da evitare. Torna tra qualche mese, con un'idea diversa, se il podcast ti interessa ancora.

Se la risposta è un no o un «non ora», ringrazia in una riga. Molti conduttori tengono un elenco di persone da richiamare quando il tema torna utile, e ci entra chi ha risposto con garbo.

Prepararsi alla registrazione

Il sì è metà del lavoro. L'altra metà è essere un ospite che il conduttore vorrebbe richiamare e consigliare ad altri.

• Ascolta almeno due puntate intere, per capire la durata, il tono, se il conduttore interrompe, se fa domande di chiusura ricorrenti.
• Prepara tre o quattro punti che vuoi far arrivare, ciascuno con un esempio concreto o una storia. Non un copione: gli ascoltatori sentono quando leggi.
• Se registri da remoto: un microfono esterno o almeno degli auricolari con microfono, una stanza piccola e piena di cose (le stanze vuote rimbombano), il telefono in modalità aereo, una connessione via cavo se puoi.
• Non nominare il tuo prodotto a ogni risposta. Una volta, quando ti chiedono cosa fai, e alla fine, quando ti chiedono dove trovarti.
• Chiedi prima della registrazione se ci sono temi da evitare, e se il conduttore vuole un link o un'offerta da citare per gli ascoltatori.

Dopo l'uscita della puntata

Quando la puntata esce, condividila con il link alla piattaforma del podcast, non con un file scaricato e ricaricato: il conduttore vuole ascolti sul suo podcast. Citalo per nome nei tuoi canali, mettila sul tuo sito in una pagina «interviste» o «dicono di noi», e scrivigli una riga di ringraziamento. Se vuoi usare un estratto audio o video sui tuoi canali, chiedi prima: la puntata è sua.

Una puntata riuscita è anche il miglior biglietto da visita per la successiva. Nel pitch al prossimo podcast puoi linkarla, e chi decide sente subito come parli. È il motivo per cui conviene partire da podcast piccoli e adatti, prima di puntare ai grandi. Da lì si arriva anche alla radio, che ragiona in modo diverso: ne parlo nella guida su come andare in radio.

E i podcast a pagamento?

Esistono podcast che chiedono un pagamento per ospitarti, a volte in modo esplicito («puntata sponsorizzata», «intervista dedicata»), a volte chiamandolo contributo di produzione. Non c'è niente di illegale, ma va chiamato con il suo nome: è pubblicità. Ha senso se il pubblico è esattamente il tuo e il prezzo è quello di una pubblicità. Non ha il valore di un invito, perché gli ascoltatori lo capiscono e perché il conduttore, avendo venduto lo spazio, non ti ha scelto. Se un podcast ti propone di pagare dopo il tuo pitch, puoi rispondere con un «grazie, per ora no» e passare al successivo.

Farlo con meno fatica

La parte lunga di tutto questo è la ricerca: trovare i podcast attivi con ospiti, capire chi decide, trovare la sua mail, scrivere un pitch diverso per ognuno. È quello che fa la sezione ospite in podcast, radio e TV di Comunicato.net. Dal tuo sito o dal tuo CV ricava gratis il tuo profilo di ospite. La ricerca dei podcast parte da un catalogo di feed reali e attivi (usciti negli ultimi tre mesi, con almeno dieci puntate) integrato da una ricerca sul web, perché per l'Italia il catalogo è più sottile fuori dai programmi principali. Per ogni podcast trova chi decide, con le puntate recenti e l'indicazione se l'email è confermata, dedotta o generica, e scrive il pitch con la struttura che hai letto qui. La mail parte dalla tua casella, quando decidi tu, e il registro ti ricorda il follow-up.

È software, non un'agenzia: non garantisce nessuna puntata, perché il sì lo dice il conduttore. Si paga a crediti, pochi euro a programma, solo per le ricerche e i pitch che fai; i dettagli sono nella pagina dei prezzi. E se dopo i podcast vuoi provare la televisione, leggi come andare in TV: lì la porta è la redazione.