Quanto costa un ufficio stampa nel 2026: prezzi di freelance, agenzie e alternative

Un ufficio stampa costa, nel 2026, tra 800 e 1.500 euro al mese se lo affidi a un freelance, tra 2.500 e 5.000 euro al mese con un'agenzia, e fino a 15.000 euro al mese con le agenzie più grandi, quelle che lavorano per i marchi nazionali. Sono retainer mensili, cioè un canone fisso per un'attività continuativa, e quasi sempre prevedono un impegno minimo di tre o sei mesi. Questa guida spiega da cosa dipendono quelle cifre, cosa comprendono, cosa si paga a parte, e quando ha senso spenderle rispetto a fare ufficio stampa in casa o a pagare a consumo.

Le fasce vengono da listini pubblici e da preventivi visti passare in anni di lavoro con PMI, associazioni e artisti. Non sono medie statistiche: sono l'intervallo in cui cade la grande maggioranza delle offerte serie. Sotto gli 800 euro al mese trovi quasi solo chi manda comunicati in copia nascosta a una lista comprata. Sopra i 15.000 trovi contratti che includono altro, dalla gestione delle crisi agli eventi.

Le fasce di prezzo di un ufficio stampa nel 2026

• Freelance (un professionista, spesso giornalista o ex giornalista): da 800 a 1.500 euro al mese. Copre in genere due o tre comunicati al mese, i contatti con le redazioni del suo settore e il follow-up.
• Agenzia strutturata: da 2.500 a 5.000 euro al mese. Un account dedicato, un team, contatti su più testate e più regioni, un report mensile.
• Agenzie top, nazionali o internazionali: fino a 15.000 euro al mese. Clienti con marchi noti, presenza sulla stampa nazionale ed estera, gestione delle crisi.
• Studi piccoli, due o tre persone: si collocano tra la fascia freelance e quella delle agenzie, su preventivo. Stessa attività del freelance, con più mani e una rassegna stampa più curata.
• Progetto singolo (un lancio, una mostra, un festival): su preventivo. Di solito si calcola come multiplo della tariffa mensile per i mesi effettivi di lavoro, con un minimo di due o tre mesi.

Il tariffario dell'Ordine dei Giornalisti, che tutti citano ancora

Quando chiedi un preventivo a un freelance, capita che citi il tariffario dell'Ordine dei Giornalisti per le attività di ufficio stampa. Va detto come stanno le cose: le tariffe professionali obbligatorie sono state abolite in Italia da anni, quindi quel tariffario non è vincolante e nessun cliente è tenuto a rispettarlo. Resta però il documento di riferimento che molti professionisti usano per giustificare la fascia di prezzo, perché è l'unico che abbia mai messo per iscritto cosa vale una giornata o un mese di lavoro di ufficio stampa.

Il mio consiglio: usalo come argomento di conversazione, non come listino. Se un freelance ti chiede 1.200 euro al mese «perché lo dice l'Ordine», chiedigli invece cosa farà per quei 1.200 euro. È la risposta a quella domanda che decide se il prezzo è giusto.

Da cosa dipende il prezzo

Retainer o progetto

Il retainer è un canone mensile per una presenza continuativa: l'ufficio stampa parla con le redazioni anche quando non hai niente da annunciare, e questo è il suo valore. Il progetto è un intervento a termine, per esempio i tre mesi prima di un festival. A parità di ore, il progetto costa di più al mese, perché l'agenzia deve costruire i contatti da zero e non ha continuità. In cambio non ti lega.

Il settore

Cultura, enogastronomia e terzo settore costano meno: le redazioni sono più accessibili e i professionisti sono tanti. Finanza, sanità, tecnologia e tutto ciò che richiede una competenza specialistica costano di più, perché il freelance che sa parlare con un giornalista economico è più raro. Un ufficio stampa per una startup che cerca la stampa nazionale sta nella parte alta di ogni intervallo.

La città e il raggio

Un ufficio stampa locale, che lavora sulle testate di una provincia o di una regione, sta nella parte bassa della fascia. Uno che promette la stampa nazionale sta in quella alta. Milano e Roma hanno prezzi più alti del resto d'Italia per lo stesso servizio, e non sempre per un servizio migliore.

La notorietà, tua e loro

Se il tuo nome è già noto, il lavoro è più facile e alcuni professionisti lo scontano. Se l'agenzia è nota, lo fa pagare. Il paradosso è che chi ha più bisogno di un ufficio stampa, cioè chi non è ancora conosciuto, paga in proporzione di più per ottenere meno.

Cosa è incluso e cosa si paga a parte

Un retainer standard comprende: la scrittura dei comunicati (di solito con un numero massimo al mese), l'invio alle redazioni del settore, la gestione delle richieste dei giornalisti, il follow-up, un report periodico. Tutto il resto si tratta a parte, e le voci che più spesso sorprendono nei preventivi sono queste.

• Monitoraggio e rassegna stampa: il servizio che raccoglie gli articoli usciti. Le agenzie si appoggiano a fornitori esterni e girano il costo, oppure lo includono a un prezzo più alto. Chiedi se la rassegna è inclusa e con quale strumento.
• Eventi e conferenze stampa: organizzazione, inviti, accoglienza dei giornalisti, spazio. Sempre a preventivo separato.
• Fotografie e video: il fotografo a giornata e il montaggio non sono mai nel retainer. Il materiale visivo però decide spesso se un articolo esce o no, quindi mettilo in conto.
• Diffusione a pagamento su agenzie: un lancio tramite Immediapress su Adnkronos o un invio con PR Newswire Italia costa da alcune centinaia di euro a comunicato, e viene fatturato a parte quando serve.
• Traduzioni e stampa estera: a parte, con tariffe a parola o a progetto.
• Gestione dei social e scrittura di contenuti: alcune agenzie li propongono in pacchetto, ma sono un altro lavoro e un altro prezzo.
• Spese vive: viaggi, spedizioni di press kit, cataloghi. Chiedi che siano preventivate.

Il conto, voce per voce

Per rendere concreto il ragionamento, ecco come si compone il costo di alcune scelte tipiche per una piccola organizzazione, senza gli extra.

• Freelance a 1.000 euro al mese per sei mesi: 6.000 euro. Se il contratto prevede due o tre comunicati al mese, ottieni tra i dodici e i diciotto comunicati e una presenza costante sulle testate del tuo settore.
• Agenzia a 3.000 euro al mese per sei mesi: 18.000 euro. Ottieni un team, più testate, un report mensile e la rassegna, se inclusa.
• Agenzia top a 10.000 euro al mese per dodici mesi: 120.000 euro. È il budget di un marchio nazionale, non di una PMI.
• Progetto singolo per un lancio: su preventivo, spesso l'equivalente di due o tre mensilità della fascia scelta.
• Un comunicato scritto da un freelance, senza invio: su preventivo. Alcuni lo vendono a pezzo, ma è raro trovare chi accetta di scrivere senza gestire anche l'invio, perché è l'invio che decide il risultato.
• Un abbonamento a un servizio di rassegna stampa, se lo compri direttamente: su preventivo, in base al numero di testate monitorate.

Farlo in casa: l'ufficio stampa interno con un assistente o un collaboratore

La terza via, che le agenzie non ti raccontano, è tenere l'ufficio stampa dentro l'organizzazione. Non serve un ex giornalista a tempo pieno: serve una persona che scriva bene in italiano, che sia curiosa e che abbia tre o quattro ore alla settimana da dedicare. In una PMI è spesso l'assistente di direzione o chi si occupa del marketing; in un'associazione è il socio che già cura la newsletter; in un comune è l'addetto della segreteria che sa cosa succede prima degli altri.

Cosa deve fare quella persona, in ordine: tenere una lista delle testate e dei giornalisti che contano per voi, aggiornata leggendo cosa pubblicano; scrivere un comunicato quando c'è un fatto, e non quando l'amministratore vuole «farsi vedere»; mandare pitch personali a cinque o dieci persone, mai a cento; fare un follow-up dopo qualche giorno; segnare chi ha risposto. È la stessa cosa che fa un ufficio stampa esterno, senza il vantaggio dei rapporti costruiti in anni e con il vantaggio di conoscere davvero l'organizzazione.

Il costo è il tempo. Quattro ore alla settimana di un dipendente che già c'è sono una frazione di quanto costa un retainer, e il lavoro resta in casa: la lista dei contatti, la storia delle conversazioni, i rapporti. Quando cambi agenzia, invece, tutto questo se ne va con lei.

Se in casa nessuno ha tempo, l'alternativa è un collaboratore esterno a ore o a giornata, spesso un giornalista freelance giovane o un laureato in comunicazione, che costa meno di un retainer completo perché fa solo le cose che gli assegni: su preventivo, con un tetto di ore al mese. Il rischio è che senza una guida lavori a vuoto. La guida gliela devi dare tu: cosa annunciamo, a chi, perché dovrebbe interessare.

Gli strumenti per fare ufficio stampa in casa sono tre: un modo per scrivere un comunicato decente, un modo per trovare le persone giuste a cui mandarlo, un registro di chi è stato contattato. Il database dei giornalisti su Comunicato.net copre il secondo punto senza costringere a comprare liste, e la guida su come contattare i giornalisti spiega il terzo, con il modello di mail e la regola del follow-up.

Quando un retainer vale i soldi

Ci sono situazioni in cui un ufficio stampa esterno a canone mensile vale ogni euro. Quando hai fatti nuovi ogni mese e nessuno che sappia raccontarli. Quando il tuo mercato è la stampa nazionale o specializzata, dove i rapporti personali contano più del comunicato. Quando sei esposto a rischi reputazionali e ti serve qualcuno che risponda al telefono a un giornalista alle otto di sera. Quando l'ufficio stampa è una parte del budget di comunicazione, e non l'intero budget.

Non vale i soldi quando hai due o tre notizie l'anno: paghi undici mesi di silenzio. Non vale i soldi quando il tuo pubblico è locale e le testate che contano sono tre: quelle le raggiungi da solo. Non vale i soldi quando ti serve «visibilità» ma non sai dire quale fatto vuoi raccontare: nessun ufficio stampa inventa notizie, e quelli che ci provano bruciano il tuo nome nelle redazioni.

Nella mia esperienza la domanda giusta non è «quanto costa» ma «quanti fatti abbiamo da raccontare quest'anno». Se la risposta è dieci o più, un retainer ha senso e va negoziato bene. Se è tre, no, e i soldi vanno messi su quelle tre occasioni.

L'alternativa a consumo: una campagna a circa 34 euro

Tra il fai da te e il retainer c'è una terza possibilità, che è quella per cui ho costruito Comunicato.net: pagare solo il lavoro che fai, quando lo fai. Funziona a crediti, che costano meno di un euro ciascuno, non scadono e non prevedono abbonamento.

Una campagna completa per un annuncio usa circa 40 crediti, cioè circa 34 euro: la bozza del comunicato scritta dall'AI a partire da un brief in italiano (5 crediti), la ricerca delle dieci testate più adatte (3 crediti), cinque giornalisti per ciascuna di tre testate, con gli articoli recenti citati e l'email classificata come confermata, dedotta o generica (5 crediti per testata), e quindici pitch personalizzati scritti a partire da un articolo reale di ciascun giornalista (1 credito l'uno). La pubblicazione sul wire, l'importazione di un comunicato già scritto e il registro dei pitch e dei follow-up sono gratuiti.

Non è un ufficio stampa. Non c'è una persona che chiama la redazione per te, non ci sono rapporti costruiti in dieci anni, non c'è nessuno che gestisca una crisi. È lo strumento per fare in casa, bene e in un pomeriggio, quello che altrimenti non faresti affatto. Per un'associazione con quattro notizie l'anno, per un'artista che pubblica un album, per un comune che inaugura una biblioteca, è la differenza tra scrivere ai giornalisti e non farlo.

I prezzi completi sono sulla pagina dei prezzi, e il confronto punto per punto con un ufficio stampa tradizionale è nella pagina sull'alternativa all'ufficio stampa. Se hai un retainer e sei contento, tienilo. Se stai decidendo se firmarne uno, fai prima una campagna a consumo: ti dirà quanto è difficile ottenere una risposta nel tuo settore, e quindi quanto vale davvero il lavoro che stai per comprare.